TUGAS ONLINE-2 PERTEMUAN KE-6 MANAJEMEN REKAM MEDIS

Tugas Online 2

Manajemen Rekam Medis

Disusun Oleh :

Saroh Kuswanti      (2014-31-285)

UNIVERSITAS ESA UNGGUL

2015

NAMA  : SAROH KUSWANTI

NIM       : 2014-31-285

SEKSI   : 10

TUGAS ONLINE-2 PEMUSNAHAN PERTEMUAN KE-6

1.    Apa peraturan yang mengatur tentang pemusnahan RM?

a.      UU no 7/1971   : Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan

b.      PP no 34/1979 : Kearsipan

c.      PERMENKES  No. 269/MenKes/Per/III/2008 : tentang MEDICAL RECORD

1)      Pasal 7 ayat 1 : Lama penyimpanan rekam medis sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun sejak tanggal terakhir pasien berkunjung.

2)      Pasal 7 ayat 2 : Lama penyimpanan rekam medis yang berkaitan

3)      Dengan hal-hal khusus, dapat diterapkan sendiri.

4)      Pasal 8 ayat 1 : Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pasal 7 dilampaui, dapat dimusnahkan.

5)      Pasal 8 ayat 2 :Tata cara pemusnahan sebagaimana dimaksud ayat 1, ditetapkan oleh Direktorat Jenderal Pelayanan Medik.

6)      Surat Edaran DIRJEN Yanmed No HK.00.05.1.5.10.373 tahun 1993: Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.

7)      Surat Edaran DIRJEN Yanmed No. HK.00.05.1.5.01160  tahun 1995 : Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.

d.      Kep.DIRJEN Yanmed No. 78/RS/UMDIK/YMU/I tahun 1991 :Petunjuk Pelaksanaan Rekam Medis di Rumah Sakit.

e.      UU No. 43 Tahun 2009  tentang Kearsipan

2.    Ada 3 tahap pemusnahan:

a.      Jelaskan tahap pemindahan

Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi Berkas Rekam Medis In-Aktif

1)     Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir .

2)     Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang  lain atau terpisah dari berkas RM aktif.

3)     Berkas rekam medis inaktif  dikelompokkan  sesuai  dengan  tahun 

terakhir kunjungan.

b.     Jelaskan tahap penilaian dan jelaskan tabel retensi yang ada?

Tata cara penilaian rekam medis yakni melakukan penyusutan rekam medis dengan melakukan pemindahanya dan menjadikan berkas rekam medis aktif menjadi berkas medis in-aktif, dengan cara :

1)     Dilihat  dari kunjungan terakhir.

2)     Setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang lain atau terpisah dari berkas rekam medis aktif.

3)     Berkas rekam medis in-aktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir  kunjungan.

Tata cara penilaian, yaitu :

a)     Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun inaktif.

b)     Indikator  yang digunakan untuk menilai rekam medis inaktif, yaitu :

-   Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan

  penelitian.

-   Memperhatikan nilai gunanya, yaitu :

-   Primer : administrasi, hukum, keuangan, iptek

-   Sekunder : pembuktian dan sejarah

-     Lembar rekam medis yang dipilah, yakni :

- Ringkasan masuk dan keluar

- Resume

- Lembar operasi

- Identifikasi bayi

- Lembar persetujuan

- Lembar kematian

- Berkas rekam medis sisa dan berkas rekam inaktif.

- Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak tidak  

       terbaca disiapkan untuk dimusnahkan.

Tabel Retensi

Jadwal Retensi Arsip Rekam Medis (SE 1995). Untuk pertama kalinya sebelum melakukan proses pemusnahan harus terlebih dahulu ditetapkan jadwal Retensi Arsip Rekam Medis sebagaimana berikut:

1)     Umum

Umum = Aktif 5 - 15 Tahun, In Aktif  2 -5 Tahun.

No	Kelompok	Aktif		In aktif
		Rawat Jalan	Rawat Inap	Rawat Jalan	Rawat Inap
1	Umum	5 th	5 th	2 th	2 th
2	Mata	5 th	5 th	2 th	2 th
3	Jiwa	10 th	5 th	5 th	5 th
4	Orthopaeda	10 th	10 th	2 th	2 th
5	Kusta	16 th	15 th	2 th	2 th
6	KetergantunganObat	15 th	15 th	2 th	2 th
7	Jantung	10 th	10 th	2 th	2 th
8	Paru	5 th	10 th	2 th	2 th

2)     Anak : di retensi menurut kebutuhan tertentu.

3)     KIUP + Register + Indek, disimpan permanen atau abadi.

4)     Retensi berkas-berkas Rekam Medis berdasarkan penggolongan penyakit.

Rumah Sakit harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih lama dari ketentuan umum yang  ada, antara lain untuk :

a)     Riset dan edukasi

b)     Kasus-kasus terlibat hukum (legal aspek) minimal 23 tahun setelah ada ketetapan hukum

c)     Untuk kepentingan tertentu

d)     Penyakit jiwa,  ketergantungan obat, Orthopaedi,  kusta,

e)     Mata

f)       Perkosaan

g)     HIV

h)     Penyesuaian  kelamin

i)       Pasien orang asing

j)       Kasus adopsi

k)     Bayi Tabung

l)       Cangkok Organ

m)    Plastik Rekontruksi

5)     Retensi berdasarkan diagnosa

a)    Masing-masing  Rumah Sakit berdasarkan keputusan  Komite Rekam Medis/Komite Medis menetapkan jadwal Retensi dari diagnosis tertentu, bila lebih dari ketentuan umum dengan pertimbangan nilai guna.

b)    Indikator Nilai Guna

Primer        : Administrasi, Hukum, Keuangan dan IPTEK.

Sekunder   : Pembuktian dan Sejarah.

c.      Jelaskan tahap pemusnahan!

Tata cara dalam pemusnahan dokumen rekam medis antara lain:

1)     Pembentukan tim pemusnah yang terdiri dari komite rekam medis sebagai ketua, kepala rekam medis sebagai sekretaris, tata usaha dengan beranggotakan petugas filing dan tenaga lainnya yang terkait berdasarkan Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit.

2)     Tim Pemusnah membuat daftar pertelaan dokumen rekam medis in aktif yang akan dimusnahkan. Daftar pertelaan berisi tentang Nomor rekam medis, tahun terakhir kunjungan, jangka waktu penyimpanan dan diagnosis terakhir.

3)     Cara pemusnahan dokumen rekam medis dapat dilakukan dengan cara antara lain:

a)     Dibakar dengan menggunakan incenerator atau dibakar biasa.

b)     Dicacah dibuat menjadi bubur.

c)     Dilakukan oleh pihak ketiga dengan disaksikan oleh tim pemusnah.

4)     Tim Pemusnah membuat berita acara pemusnahan pada saat pemusnahan berlangsung yang ditanda tangani oleh ketua tim pemusnah dan sekretaris tim pemusnah yang diketahui oleh direktur rumah sakit.

5)     Berita acara pemusnahan rekam medis, yang asli disimpan di rumah sakit, lembar ke 2 dikirim kepada pemilik rumah sakit (rumah sakit, vertikal kepada Dirjen. pelayanan medik).

6)     Khusus untuk  dokumen rekam medis yang sudah rusak atau tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terelebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas bersegel yang ditanda tangani oleh direktur yang isinya menyatakan bahwa dokumen rekam medis sudah tidak dapat dibaca sama sekali sehingga dapat dimusnahkan. Adapun isi dari daftar pertelaan sebagai berikut:

Format Daftar Pertelaan Arsip Rekam Medis In Aktif Yang Akan Dimusnahkan

No	Nomor Rekam Medis	Tahun	Jangka Waktu Penyimpanan	Diagnosis Akhir
1	2	3	4	5

Sumber: (DepKes, RI. 2006)

d.     Sebelum dimusnahkan kadang kala dilakukan proses alih media seperti mikrofilm atau scan. Jelaskan kegunaannya! 

Sistem Mikrofilm (Microfilm). Mengingat rekam medis kertas membutuhkan ruang penyimpanan yang luas dan cenderung bertambah dari waktu kewaktu, sejak 40 tahun yang lalu microfilm mulai diperkenalkan sebagai alternative pilihan lain. Proses microfilm adalah suatu proses mengubah lembaran rekam medis kertas menjadi bentuk negative film yang lebih kecil dari kuku kelingking orang dewasa dan disebut micrifis (microfiche). Microfilm dapat berbentuk gulungan kecil film (roll) yang menghimpun ribuan gambar/ratusan berkas rekam medis. Versi ini baik untuk rekaman inaktif. Jenis microfilm lain disebut jaket. Satu lembar jaket microfilm memuat beberapa puluh microfis yang terhimpun dalam satu lembar jaket microfilm. Biasanya tahapan pelaksanaan microfilm sebagai berikut:

1)     Penyusutan/ retensi berkas inaktif atau yang jarang digunakan.

2)     Penilaian berkas yang mau diretensi.

3)     Pemotretan berkas yang mau diretensi.

4)     Pemberian jaket microfilm.

5)     Penjajaran bentuk microfilm dengan sistem penyimpanan disesuaikan dengan sistem yang pilih, misalnya system penjajaran kelompok angka tepi atau jenis lainnya.

3.    Siapa  yang  melakukannya pada setiap tahap di atas?

Tim yang melakukan tahapan penilaian rekam medis yaitu tim penilai yang dibentuk dengan SK Direktur yang beranggotakan komite rekam medis atau komite medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan tenaga lain yang terkait. Sedangkan tim yang melakukan tahapan pemusnahan rekam medis yaitu komite medis sebagai ketua, kepala rekam medis sebagai sekretaris dan beranggotakan petugas filing.

4.    Sebelum pemusnahan ada tahap yang sering dilakukan yaitu pengalih mediaan. Jelaskan apa arti pengalih mediaan!

Pengalih mediaan adalah suatu kegiatan mengalihkan dokumen  rekam  medis yang dianggap penting  kedalam microfilm atau media lainnya sebelum dimusnahkan, yang sesuai dengan dokumen aslinya dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah sehingga dapat dilegalisasi untuk keperluan pengadilan dan kepentingan hukum lainnya.

TUGAS KELOMPOK

Formulir general consent berisi :

-       Identitas pasien

-       Tanggal dan waktu

-       Hasil anamesis

-       Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medic

-       Diagnosis

-       Rencana penatalaksanaan

-       Pengobatan atau tindakan

-       Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien

-       Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik

-       Persetujuantindakanbilaperlu

1.    Jelaskanlah PENGERTIAN Retensi!

Retensi atau penyusutan dokumen rekam medis yaitu suatu kegiatan memisahkan antara dokumen yang dinyatakan aktif dan non aktif, tujuannya adalah mengurangi beban penyimpanan dokumen rekam medis dan menyiapkan kegiatan penilaian untuk kemudian diabadikan atau dimusnahkan, setelah dilakukan penilaian kemudian memusnahkan dokumen yang dinyatakan non aktif sedangkan yang masih aktif di simpan di rak kembali yang sudah disediakan. Rangkaian kegiatan retensi dan pemusnahan meliputi :

a.   Membuat daftar telaah nilai guna rekam medis dengan mengelompokan dokumen rekam medis berdasar jenis penyakit dan kepentingan khusus sesuai dengan kasusnya dan kebijakan yang telah ditentukan.

b.   Membuat berita acara pemusnahan dokumen rekam medis yang ditandatangani ketua dan sekretaris dan diketahui direktur.

c.   Melakukan pemusnahan dengan cara dibakar dan dicacah atau dihaluskan mengunakan mesin penghancur kertas.

d.  Khusus untuk formulir rekam medis yang sudah rusak atau sudah tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas oleh direktur.

2.    Sebutkan pentahapan yang harus dilakukan sebelum dilakukan pemusnahan

a.    Tahap I, melakukan pemilahan dokumen rekam medis kemudian dipindahkan kedalam ruang rekam medis in aktif.

b.    Tahap II, melakukan penilaian

c.    Tahap III, melakukan pemusnahan

3.    Ada table retensi untuk kasus-kasus tertentu, Jelaskan !

Untuk  pertama  kalinya  sebelum  melakukan  proses  pemusnahan  harusterlebih  dahulu  ditetapkan  jadwal  Retensi  Arsip  Rekam  Medis  sebagaimanaberikut :

a.    Umum

Umum = Aktif 5 - 15 Tahun., In Aktif  2 -5 Tahun.

No	Kelompok	Aktif		In aktif
		Rawat Jalan	Rawat Inap	Rawat Jalan	Rawat Inap
1	Umum	5 th	5 th	2 th	2 th
2	Mata	5 th	5 th	2 th	2 th
3	Jiwa	10 th	5 th	5 th	5 th
4	Orthopaeda	10 th	10 th	2 th	2 th
5	Kusta	16 th	15 th	2 th	2 th
6	Ketergantungan Obat	15 th	15 th	2 th	2 th
7	Jantung	10 th	10 th	2 th	2 th
8	Paru	5 th	10 th	2 th	2     th

b.    Anak : di retensi menurut kebutuhan tertentu.

c.    KIUP + Register + Indek, disimpan permanen atau abadi.

d.    Retensi berkas-berkas Rekam Medis berdasarkan penggolongan penyakit.

Rumah Sakit harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih lama dari ketentuan umum yang ada, antara lain untuk :

-         Riset dan edukasi

-         Kasus-kasus terlibat hukum (legal aspek) minimal 23 tahun setelah ada ketetapan hukum

-         Untuk kepentingan tertentu

-         Penyakit jiwa,  ketergantungan obat, Orthopaedi,  kusta,

-         Mata

-         Perkosaan

-         HIV

-         Penyesuaian  kelamin

-         Pasien orang  asing

-         Kasus adopsi

-         Bayi Tabung

-         Cangkok Organ

-         Plastik Rekontruksi

-         Retensi berdasarkan diagnosa

-           Masing-masing  Rumah Sakit berdasarkan keputusan  Komite Rekam Medis/Komite Medis menetapkan jadwal Retensi dari diagnosis tertentu, bila lebih dari ketentuan umum dengan pertimbangan nilai  guna.

-           Indikator Nilai Guna

Primer        : Adminstrsi, Hukum, Keuangandan IPTEK.

Sekunder    : Pembuktian dan Sejarah.

-  Apa yang harus diperhatikan oleh tipe nilai?

1.    Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun inaktif.

2.    Indikator  yang digunakan untuk menilai rekam medis inaktif , yaitu :

Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian.

Memperhatikan nilai gunanya, yaitu :

-      Primer     : administrasi, hukum, keuangan, iptek

-      Sekunder : pembuktian dan sejarah

3.    Lembar rekam medis yang dipilah , yakni :

-      Ringkasan masuk dan keluar

-      Resume

-      Lembar operasi

-      Identifikasi bayi

-      Lembar persetujuan

-      Lembar kematian

4.    Berkas rekam medis sisa dan berkas rekaminaktif.

Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan